RUPS Sirkuler (Circular Resolution) adalah metode pengambilan keputusan korporasi tanpa melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) tatap muka. Berdasarkan Pasal 91 Undang-Undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, keputusan ini sah dan mengikat setara RUPS dengan syarat disetujui 100% (seluruh) pemegang saham secara tertulis.
Tidak semua keputusan harus menunggu jadwal rapat tahunan. Undang Undang Perseroan Terbatas memberikan kelonggaran bagi perusahaan untuk mengambil keputusan sirkuler dalam beberapa situasi spesifik.
Kapan PT Bisa Menggunakan RUPS Sirkuler?
Berikut merupakan kondisi di mana mekanisme ini sangat direkomendasikan untuk kamu gunakan.
1. Ketika Pemegang Saham Tersebar di Berbagai Lokasi
Apabila Sobat KH memiliki rekan bisnis atau investor yang berdomisili di luar kota atau bahkan luar negeri maka mengadakan rapat fisik tentu akan memakan biaya dan waktu yang besar. Dalam kondisi ini kamu bisa mengirimkan draf keputusan secara sirkuler untuk mereka tanda tangani dari lokasi masing masing.
2. Saat Perusahaan Butuh Keputusan Mendesak
Ada kalanya bisnis membutuhkan pengesahan dokumen secara mendadak. Misalnya ketika perusahaan hendak mengambil pinjaman dari bank atau menyetujui kontrak proyek bernilai besar yang mensyaratkan persetujuan pemegang saham. Daripada menyusun panitia rapat kamu bisa langsung mengedarkan dokumen sirkuler agar keputusan segera terbit.
3. Menghemat Anggaran Operasional Rapat
Mengadakan RUPS secara fisik seringkali membutuhkan biaya penyewaan tempat hingga konsumsi. Jika agenda keputusan perusahaan bersifat administratif dan tidak membutuhkan perdebatan panjang maka menggunakan surat sirkuler jauh lebih menghemat anggaran kas perusahaan kamu.
Apa Saja Syarat Sah RUPS Sirkuler?
Meskipun terlihat mudah dan praktis pemerintah tetap mengatur rambu rambu hukum yang ketat agar keputusan sirkuler ini sah dan mengikat. Sobat KH wajib memenuhi beberapa persyaratan mutlak berikut ini.
1. Persetujuan Bulat Seratus Persen
Syarat paling utama adalah seluruh pemegang saham yang memiliki hak suara wajib memberikan persetujuan mereka. Jika ada satu saja pihak yang menolak atau tidak memberikan tanda tangan maka keputusan sirkuler tersebut otomatis batal dan tidak memiliki kekuatan hukum.
2. Terdokumentasi Secara Tertulis
Sistem persetujuan ini tidak boleh kamu lakukan hanya sebatas ucapan lisan lewat telepon atau pesan singkat biasa. Kamu wajib menuangkannya ke dalam sebuah dokumen tertulis yang jelas memuat rincian agenda keputusan.
3. Memuat Tanda Tangan Asli
Setelah draf keputusan selesai kamu susun setiap pemegang saham wajib membubuhkan tanda tangan mereka pada dokumen tersebut. Dokumen yang sudah lengkap tanda tangannya inilah yang nantinya menjadi bukti sah pengambilan keputusan pengganti RUPS tatap muka.
Apakah RUPS Tahunan Bisa Sirkuler?
Sobat KH tentu bisa menggunakan metode sirkuler untuk agenda tahunan. Undang Undang Perseroan Terbatas tidak melarang perusahaan untuk mengesahkan laporan keuangan atau agenda RUPS tahunan melalui mekanisme ini. Selama seluruh pemegang saham sepakat dan menandatangani dokumen laporan keuangan tahunan serta dokumen RUPS tahunan lainnya maka keputusan tersebut sepenuhnya sah secara hukum.
Namun, kamu harus ingat bahwa proses ini mensyaratkan persetujuan bulat. Jika ada satu pemegang saham saja yang menolak menandatangani atau tidak bisa dihubungi maka RUPS tahunan sirkuler tersebut menjadi batal dan perusahaan kamu wajib menggelar rapat secara tatap muka fisik.
| Aspek Perbandingan | RUPS Sirkuler | RUPS Biasa (Tatap Muka) |
| Sifat Kehadiran | Tidak perlu kumpul secara fisik karena dokumen keputusan cukup diedarkan secara tertulis. | Pemegang saham wajib hadir berkumpul di satu tempat yang sama baik secara fisik maupun virtual. |
| Syarat Persetujuan | Wajib disetujui bulat 100% oleh seluruh pemegang saham tanpa terkecuali. | Pengambilan keputusan cukup berdasarkan kuorum kehadiran dan suara mayoritas sesuai aturan Undang Undang. |
| Prosedur Pelaksanaan | Sangat praktis karena hanya mengirimkan draf dokumen untuk ditandatangani masing masing pihak. | Membutuhkan prosedur pemanggilan resmi, susunan acara rapat, serta penunjukan pimpinan rapat. |
| Efisiensi Waktu dan Biaya | Sangat hemat dan cepat karena tidak membutuhkan biaya sewa tempat pertemuan ataupun konsumsi. | Memakan waktu koordinasi jadwal dan membutuhkan biaya operasional yang lebih besar untuk penyelenggaraan. |
Jangan Biarkan Salah Draf Merusak Legalitas Keputusan
Menyusun dokumen keputusan tertulis untuk disebarkan kepada para pemegang saham membutuhkan ketelitian ekstra. Salah memilih kalimat hukum atau kurangnya elemen klausul persetujuan bisa membuat dokumen sirkuler kamu menjadi cacat hukum. Waktu Sobat KH tentu lebih berharga untuk memikirkan strategi meraup profit ketimbang pusing membedah pasal pasal hukum perseroan.
Agar dokumen persetujuan perusahaan kamu terjamin keabsahannya mari percayakan penyusunan draf sirkuler kepada praktisi hukum kami. Segera hubungi Tanya KH via aplikasi WhatsApp agar tim ahli kami bisa segera merancang dokumen legalitas kamu dengan rapi dan bebas revisi.
Buat kamu yang sekadar ingin mengobrol seputar isu legalitas bisnis jangan sungkan untuk mengirim pesan sapaan ke Instagram @kontrakhukum. Sobat KH juga bisa terus memperkaya wawasan hukum secara praktis lewat layanan Digital Assistant Kontrak Hukum.
Pastikan juga kamu tidak tertinggal tren usaha masa kini dengan langsung bergabung bersama ratusan pengusaha cerdas lainnya di grup Komunitas Bisnis KH sekarang juga!
