RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) adalah forum resmi oleh suatu perusahaan khususnya Perseroan Terbatas (PT). Nantinya para pemegang saham berkumpul untuk mengambil keputusan penting mengenai arah dan kebijakan perusahaan.
Dalam RUPS, pemegang saham memiliki hak untuk menyampaikan aspirasi, memberikan suara, dan menentukan kebijakan strategis seperti pengangkatan dan pemberhentian direksi, perubahan anggaran dasar, serta pembagian dividen.
Karena keputusan RUPS sangat penting dan krusial, banyak pemilik usaha bingung apakah setiap hasil RUPS wajib dituangkan dalam bentuk akta notaris? Jawabannya: tidak semua RUPS wajib kamu buat dalam bentuk akta notaris, namun ada ketentuan khusus yang mengatur kapan akta notaris menjadi keharusan.
Apakah RUPS Wajib Perusahaan Lakukan?
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT), RUPS wajib perusahaan adakan minimal satu kali dalam setahun atau RUPS Tahunan. Selain itu, RUPS juga dapat kamu adakan sewaktu-waktu jika perlu (RUPS Luar Biasa).
RUPS Tahunan: Wajib, paling lambat enam bulan setelah tahun buku berakhir. Agenda utamanya adalah pengesahan laporan tahunan dan penetapan penggunaan laba.
RUPS Luar Biasa: Dapat Sobat KH adakah kapan saja jika ada kebutuhan mendesak, misalnya perubahan susunan Direksi/Komisaris, perubahan anggaran dasar, atau keputusan penting lainnya.
RUPS Diadakan Dimana?
Ketentuan lokasi pelaksanaan RUPS juga tertuang dalam UU PT. Pada umumnya, RUPS diadakan di tempat kedudukan PT berada atau di tempat PT melakukan kegiatan usahanya. Namun, ada beberapa ketentuan tambahan yang perlu kamu perhatikan:
RUPS harus kamu adakan dalam wilayah Republik Indonesia.
Jika PT memiliki kantor cabang pada beberapa kota, RUPS tetap harus Sobat KH adakan pada tempat kedudukan PT, kecuali anggaran dasar menentukan lain.
Dalam kondisi tertentu, seperti keadaan darurat atau pandemi, RUPS dapat kamu lakukan secara elektronik atau daring (online), asalkan memenuhi persyaratan keabsahan dan keamanan data.
Pemilihan lokasi tidak hanya soal formalitas, tetapi juga berkaitan dengan keabsahan keputusan RUPS. Jika RUPS kamu adakan di luar wilayah yang ditentukan, maka keputusan yang dihasilkan dapat dianggap tidak sah secara hukum.
Tata Cara Mengadakan RUPS
Pelaksanaan RUPS harus mengikuti tata cara dalam UU PT dan anggaran dasar PT. Berikut adalah tahapan umum dalam mengadakan RUPS:
1. Pemanggilan RUPS
Pemanggilan dilakukan oleh Direksi atau Dewan Komisaris jika Direksi berhalangan. Proses ini paling lambat 14 hari sebelum tanggal RUPS, tidak termasuk tanggal pemanggilan dan tanggal RUPS.
Sobat KH bisa melakukan pemanggilan melalui surat tercatat, iklan pada surat kabar, atau media lain yang ada dalam anggaran dasar.
2. Agenda RUPS
Agenda RUPS harus jelas dan kamu sampaikan dalam pemanggilan. Bentuk agenda bermacam-macam, dapat berupa pengesahan laporan tahunan, perubahan anggaran dasar, pengangkatan/pemberhentian Direksi/Komisaris, dan lain-lain.
3. Kuorum Kehadiran
RUPS dapat terlaksana jika memenuhi jumlah kehadiran minimal (kuorum) sesuai anggaran dasar atau ketentuan UU PT. Jika kuorum tidak tercapai, Sobat KH dapat melakukan pemanggilan kedua dengan ketentuan berbeda.
4. Pelaksanaan Rapat
Rapat dipimpin oleh pihak yang ditunjuk dalam anggaran dasar (umumnya Komisaris atau Direksi). Setiap pemegang saham berhak mengeluarkan suara sesuai jumlah saham yang mereka miliki dan keputusan akhir RUPS harus berdasarkan musyawarah mufakat atau suara terbanyak.
5. Pembuatan Risalah Rapat
Risalah rapat wajib kamu buat untuk setiap RUPS dan harus ditandatangani oleh pimpinan rapat dan minimal satu peserta rapat.
6. Pengesahan dan Pendaftaran
Keputusan RUPS yang mengubah anggaran dasar harus mendapat persetujuan Menteri Hukum dan HAM serta didaftarkan dalam Sistem Administrasi Badan Hukum (SABH).
Keputusan lain cukup dicatat dalam risalah dan disimpan oleh PT.
Baca juga: Mengurus Perizinan Usaha dan Pendirian PT dalam Waktu Singkat
Kapan RUPS Wajib Dibuat dalam Bentuk Akta Notaris?
Tidak semua keputusan RUPS harus tertuang dalam akta notaris. Namun, keputusan RUPS yang berkaitan dengan perubahan anggaran dasar, pengangkatan atau pemberhentian Direksi/Komisaris, serta keputusan penting lainnya wajib kamu bentuk dalam akta notaris. Hal ini bertujuan agar keputusan tersebut memiliki kekuatan hukum yang sah dan dapat Sobat KH daftarkan ke instansi terkait.
Notaris berperan penting dalam pelaksanaan RUPS, terutama untuk:
Membuat akta notaris atas keputusan RUPS.
Memberikan legal opinion terkait keabsahan keputusan.
Membantu proses pendaftaran perubahan anggaran dasar ke Kementerian Hukum dan HAM.
Menggunakan jasa notaris yang berpengalaman akan meminimalisir risiko kesalahan administratif dan hukum.
RUPS Elektronik, Alternatif Modern
Seiring perkembangan teknologi, pelaksanaan RUPS kini dapat Sobat KH lakukan secara elektronik (E-RUPS). Pemerintah melalui Otoritas Jasa Keuangan (OJK) telah mengatur pelaksanaan RUPS secara daring, terutama untuk perusahaan terbuka. Namun, PT tertutup juga dapat melaksanakan RUPS elektronik selama memenuhi persyaratan:
Sistem harus menjamin keamanan, keabsahan, dan kerahasiaan data.
Setiap peserta harus dapat berpartisipasi secara aktif dan memberikan suara.
RUPS elektronik tetap harus tertuang dalam risalah rapat, dan untuk keputusan yang memerlukan akta notaris, notaris dapat hadir secara daring atau melakukan pencatatan setelah rapat selesai.
Sanksi Jika Tidak Mematuhi Ketentuan RUPS
Pelanggaran terhadap tata cara pelaksanaan RUPS dapat berakibat fatal bagi PT, antara lain:
Keputusan RUPS dapat dianggap tidak sah.
Dapat menimbulkan sengketa di antara pemegang saham.
Sanksi administratif dari pemerintah, termasuk pembubaran PT.
Kesulitan dalam proses perubahan data di Kementerian Hukum dan HAM.
Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap PT untuk memahami dan mematuhi ketentuan terkait RUPS.
Tips Praktis Mengadakan RUPS
Persiapkan agenda rapat dengan matang dan pastikan semua pemegang saham mendapat informasi cukup.
Gunakan jasa notaris untuk keputusan penting agar tidak terjadi kekeliruan hukum.
Dokumentasikan seluruh proses RUPS secara tertulis dan simpan risalah rapat dengan baik.
Perhatikan tenggat waktu pelaksanaan RUPS tahunan agar tidak terkena sanksi administratif.
Pertanyaan Umum Seputar RUPS
- Apakah RUPS bisa diwakilkan?
Ya, pemegang saham dapat memberikan kuasa tertulis kepada pihak lain untuk menghadiri dan memberikan suara dalam RUPS, kecuali anggaran dasar menentukan lain.
- Apakah notaris harus hadir dalam RUPS?
Notaris wajib hadir jika keputusan RUPS berkaitan dengan perubahan anggaran dasar atau keputusan penting lainnya yang.
- Apakah risalah RUPS harus terdaftar di Kementerian Hukum dan HAM?
Risalah RUPS yang memuat perubahan anggaran dasar wajib Sobat KH daftarkan ke Kementerian Hukum dan HAM. Untuk keputusan lain, cukup perusahaan simpan saja.
Itulah penjelasan terkait apakah RUPS harus diaktakan dengan notaris atau tidak. Jika kamu masih bingung atau membutuhkan pendampingan dalam pelaksanaan RUPS, tidak perlu khawatir! Kontrak Hukum siap membantu kamu dengan layanan konsultasi hukum yang terjangkau, mulai dari 490 ribuan saja.
Dapatkan solusi praktis, legal, dan terpercaya untuk kebutuhan bisnismu. Sobat KH juga bisa mengandalkan kami terkait pendirian PT, peralihan saham hingga perubahan modal dasar!
Hubungi Tanya KH atau kirim pesan lewat Instagram @kontrakhukum. Jangan lupa juga gabung Komunitas Bisnis KH serta daftar Program Affiliate Kontrak Hukum!
