Berdasarkan amanat Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT), setiap pemindahan hak atas saham wajib perseroan catatkan secara resmi dan beritahukan kepada Kementerian Hukum dan HAM (melalui sistem AHU).
Sejalan dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko, perubahan profil kepemilikan perseroan ini juga wajib kamu sinkronkan ke dalam pangkalan data OSS Kementerian Investasi.
Syarat Dokumen Perubahan Pemegang Saham
Sebelum melangkah ke Notaris, manajemen perseroan wajib menyiapkan beberapa dokumen. Kelengkapan ini akan mempermudah Notaris dalam memvalidasi legalitas aksi korporasi tersebut:
Identitas Lengkap: Siapkan salinan KTP dan NPWP dari pihak yang mengalihkan saham (penjual) maupun pihak yang menerima pengalihan saham (pembeli).
Dokumen Legalitas Perusahaan: Siapkan salinan asli Akta Pendirian, Surat Keputusan (SK) Kemenkumham, serta dokumen Akta Perubahan Anggaran Dasar terakhir (jika pernah ada).
Nomor Induk Berusaha (NIB): Siapkan cetakan dokumen NIB terbaru yang kamu unduh dari sistem OSS.
Bukti Persetujuan Spousal (Jika Perlu): Jika pemegang saham individu sudah menikah dan tidak memiliki perjanjian pisah harta, Notaris biasanya meminta surat persetujuan dari suami atau istri untuk menjual saham tersebut.
Baca juga: Pembagian Uang Kepada Pemegang Saham, Bagaimana Aturannya?
Tahapan Melakukan Perubahan Pemegang Saham di AHU dan OSS
Proses pengalihan saham harus melewati serangkaian prosedur hukum agar sah mengikat perseroan dan pihak ketiga. Berikut adalah urutan langkahnya:
1. Selenggarakan RUPS atau Pengesahan Sirkuler
Langkah pertama, pemegang saham wajib menyetujui pengalihan saham tersebut melalui forum Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Jika mengumpulkan peserta rapat terlalu sulit, perseroan bisa mengambil keputusan melalui RUPS Sirkuler. Syaratnya, seluruh pemegang saham harus memberikan persetujuan dan membubuhkan tanda tangan fisik pada dokumen sirkuler tersebut.
2. Tuangkan Keputusan ke Dalam Akta Notaris
Setelah pemegang saham mengetok palu persetujuan, direksi wajib membawa notulen rapat atau dokumen sirkuler tersebut ke hadapan Notaris. Notaris kemudian akan menuangkan hasil keputusan tersebut ke dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR) atau Akta Jual Beli Saham.
3. Catatkan Perubahan ke Sistem AHU
Notaris yang membuat Akta PKR memiliki kewajiban untuk melaporkan perubahan susunan pemegang saham tersebut ke sistem Administrasi Hukum Umum (AHU) Kementerian Hukum dan HAM paling lambat 30 hari sejak tanggal keputusan atau penandatanganan akta.
Setelah sistem menerima laporan secara elektronik, Kemenkumham akan menerbitkan Surat Penerimaan Pemberitahuan Perubahan Data Perseroan.
4. Sinkronkan Data Kepemilikan ke Sistem OSS
Banyak pengusaha merasa urusannya sudah beres pada langkah ketiga dan melupakan langkah pamungkas ini. Setelah sistem AHU mencatat data baru, direksi wajib masuk (login) ke akun sistem OSS.
Sistem OSS akan menarik data pemegang saham terbaru dari pangkalan data AHU secara otomatis. Direksi tinggal memvalidasi data sinkronisasi tersebut, lalu sistem akan menerbitkan NIB dengan profil kepemilikan yang sudah diperbarui.
Baca juga: Ganti Direksi Tanpa Rapat Fisik, Emang Bisa? Ini RUPS Sirkuler
Mengapa Pembaruan Data di OSS Sangat Penting?
Sistem AHU dan OSS memiliki fungsi yang saling menopang namun berbeda ranah. AHU mengurus status badan hukum perusahaan kamu, sedangkan OSS mengurus perizinan operasional bisnisnya.
Jika kamu mengabaikan sinkronisasi data di OSS, profil perusahaan kamu di mata lembaga perizinan akan menjadi tidak valid karena berstatus mismatch (tidak sinkron). Akibatnya, sistem OSS berhak membekukan NIB secara sepihak. Pembekuan NIB ini otomatis memblokir akses perusahaan untuk mengikuti tender proyek, mendirikan kantor cabang, hingga mengajukan pinjaman kredit ke pihak perbankan.
Jangan Biarkan Proses Pengalihan Saham Menghambat Bisnis
Mengurus administrasi peralihan saham di AHU dan OSS memang membutuhkan ketelitian ekstra. Jangan biarkan operasional perusahaan terhambat karena kesalahan input data atau terlewatnya batas waktu pelaporan.
Agar proses restrukturisasi kepemilikan ini berjalan lancar, serahkan saja pengurusannya kepada Kontrak Hukum melalui layanan Peralihan Saham (Perubahan Pemegang Saham). Tim Notaris kami siap mengeksekusi pembuatan Akta dan pencatatan AHU hingga tuntas. Menariknya lagi, layanan ini sekarang sudah dilengkapi dengan fasilitas pembaharuan OSS secara GRATIS!
Segera amankan legalitas peralihan saham perseroan kamu dengan konsultasi via Tanya KH.
Pastikan Sobat KH terus mendapatkan asupan wawasan hukum bisnis terbaru dengan mengikuti Instagram @kontrakhukum. Mari jalin relasi bisnis yang menguntungkan dengan bergabung di Komunitas Bisnis KH sekarang!
FAQ: Pertanyaan Seputar Perubahan Pemegang Saham
1. Berapa lama proses perubahan pemegang saham selesai?
Jika seluruh kelengkapan dokumen sudah valid, Notaris umumnya bisa menyelesaikan pembuatan Akta dan pencatatan AHU dalam waktu 3 hingga 7 hari kerja (selama tidak melewati batas maksimal pelaporan 30 hari). Proses sinkronisasi OSS selanjutnya bisa direksi lakukan secara mandiri dalam hitungan jam.
2. Apakah pengalihan saham harus selalu menggunakan Akta Notaris?
Secara hukum berdasarkan Pasal 56 UU PT, pemegang saham sebenarnya bisa memindahkan hak atas saham menggunakan akta notaris maupun akta di bawah tangan (perjanjian internal). Namun, agar perseroan bisa melaporkan dan mencatatkan perubahan kepemilikan tersebut ke sistem AHU Kemenkumham secara sah, direksi wajib menuangkan keputusan pengalihan tersebut ke dalam Akta Notaris (Akta Pernyataan Keputusan Rapat).
3. Bolehkah mengalihkan saham perseroan kepada warga negara asing (WNA)?
Boleh. Namun, perusahaan harus memastikan bidang usahanya tidak tertutup untuk asing berdasarkan aturan Daftar Negatif Investasi (DNI). Masuknya modal asing juga akan otomatis mengubah status perusahaan dari PT PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri) menjadi PT PMA (Penanaman Modal Asing).
4. Apakah sistem mengenakan biaya administrasi untuk pembaruan data di OSS?
Tidak. Sistem perizinan OSS milik pemerintah murni memberikan layanan gratis. Mereka tidak memungut biaya administrasi sepeser pun untuk proses pembaruan data pemegang saham maupun pencetakan lembar NIB baru.
