Menyelenggarakan RUPS secara online untuk PT tertutup memang sah secara hukum, tetapi perseroan wajib mendokumentasikannya dengan sangat ketat. Jika direksi gagal menyajikan rekaman rapat dan risalah fisik yang memuat tanda tangan seluruh peserta, pemegang saham yang merasa dirugikan bisa mempersoalkan dan meminta hakim membatalkan keputusan rapat tersebut di mata hukum.
Mari kita bedah aturan mainnya agar RUPS online perseroan kamu tidak berujung pada sengketa legalitas.
Aturan Hukum RUPS Online untuk PT Tertutup
Pemerintah mengatur pelaksanaan rapat virtual ini melalui Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU PT).
Berdasarkan Pasal 77 UU PT, pemegang saham dapat melangsungkan RUPS melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya. Syarat utamanya adalah platform tersebut harus memungkinkan semua peserta saling melihat, saling mendengar secara langsung, dan berpartisipasi dalam rapat secara serentak (real-time).
Baca juga: RUPS Tidak Mencapai Kuorum? Pahami Tahapan Pemanggilan dan Rapat Lanjutan
Syarat Wajib Dokumentasi RUPS Online
Agar rapat virtual tersebut memiliki kekuatan hukum yang mengikat layaknya rapat tatap muka fisik, jajaran direksi wajib memenuhi standar dokumentasi berikut ini:
1. Menyusun Risalah Rapat Tertulis
Notulis yang bertugas wajib merangkum dan mengetik risalah rapat (notulen) yang mencatat seluruh hasil pembahasan secara akurat.
2. Mengumpulkan Tanda Tangan Fisik Seluruh Peserta
Berbeda dengan rapat tatap muka yang hanya membutuhkan tanda tangan ketua rapat dan minimal satu peserta, risalah RUPS online wajib mendapat persetujuan dan tanda tangan fisik dari seluruh pemegang saham yang hadir secara virtual.
3. Menyimpan Rekaman Audio Visual
Perseroan wajib merekam seluruh jalannya rapat secara utuh, baik suara maupun videonya. Rekaman ini berfungsi sebagai alat bukti otentik yang kedudukannya menggantikan daftar hadir fisik.
Baca juga: Ganti Direksi Tanpa Rapat Fisik, Emang Bisa? Ini RUPS Sirkuler
Risiko Hukum Jika Direksi Gagal Mendokumentasikan RUPS
Direksi yang menyepelekan penyimpanan rekaman atau lupa menagih tanda tangan peserta akan membawa perseroan ke dalam masalah hukum yang merugikan:
1. Notaris Menolak Pembuatan Akta
Notaris yang teliti pasti akan meminta rekaman utuh dan draf risalah asli sebelum mereka menuangkan hasil RUPS ke dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR). Tanpa bukti dokumentasi ini, Notaris akan menolak memproses legalitas perusahaan kamu.
2. Pemegang Saham Dapat Menggugat Keputusan
Jika tidak ada bukti rekaman yang sah, pihak yang merasa tidak puas bisa dengan mudah menyangkal pernyataan mereka sendiri. Mereka berhak mendaftarkan gugatan ke Pengadilan Negeri untuk membatalkan seluruh hasil RUPS tersebut.
3. Keputusan Tidak Mengikat Pihak Ketiga
Tanpa pengesahan Akta Notaris dan pencatatan Kementerian Hukum dan HAM, keputusan strategis seperti perombakan direksi atau perubahan struktur modal menjadi tidak berlaku. Pihak perbankan dan mitra bisnis akan menolak mengakui kewenangan perusahaan kamu.
Baca juga: Pemegang Saham Minoritas Tidak Diundang RUPS? Hak Bisa Dipersoalkan
Jangan Biarkan Keputusan RUPS Online Ditolak Notaris
Menggelar RUPS via telekonferensi sangat efisien bagi mobilitas pemegang saham PT tertutup. Namun, jangan biarkan hal ini menjadi bumerang. Hindari dokumentasi risalah berantakan atau ketiadaan alat bukti rekaman.
Apakah kamu bingung menyusun draf notulensi rapat virtual sesuai UU PT? Serahkan saja penyusunannya kepada asisten cerdas kami. Kamu bisa menggunakan DiLA (Digital Legal Assistant) atau DiBA (Digital Business Assistant).
Setelah seluruh draf risalah dan rekaman beres, pastikan pengesahannya tidak tertunda. Tim Kontrak Hukum siap membantu menuangkan hasil RUPS online ke dalam Akta Notaris. Prosesnya dijamin aman dan tanpa ribet agar legalitasnya segera diakui negara.
Jangan ambil risiko keputusan rapat perusahaan kamu berujung cacat formil. Segera amankan legalitasnya dengan berkonsultasi via Tanya KH melalui aplikasi WhatsApp.
Pastikan Sobat KH terus memantau wawasan hukum bisnis terkini di Instagram @kontrakhukum. Mari perluas relasi dengan bergabung ke grup Komunitas Bisnis KH sekarang juga!
FAQ: Pertanyaan Seputar Dokumentasi RUPS Online
1. Apakah PT tertutup boleh menggelar RUPS lewat platform seperti Zoom atau Google Meet?
Boleh. UU PT mengizinkan perseroan melangsungkan RUPS menggunakan sarana media elektronik asalkan platform tersebut memungkinkan semua peserta saling melihat dan berinteraksi secara langsung tanpa jeda.
2. Siapa yang wajib menandatangani risalah RUPS online?
Hukum mewajibkan seluruh pemegang saham yang hadir dalam rapat online tersebut untuk menandatangani draf risalah rapat secara fisik. Hal ini sangat berbeda dengan RUPS tatap muka yang sah meskipun hanya ketua rapat dan satu peserta yang mewakili penandatanganan.
3. Apakah perseroan wajib menyimpan rekaman video rapat?
Ya, perseroan wajib merekam jalannya RUPS online. Rekaman audio visual ini berfungsi sebagai alat bukti hukum utama yang menyertai dokumen risalah tertulis.
4. Bagaimana jika seorang pemegang saham menolak menandatangani risalah setelah RUPS online selesai?
Penolakan ini akan membuat dokumen risalah menjadi cacat formil secara kertas. Namun, jika pemegang saham tersebut terbukti menyetujui keputusan saat rapat berlangsung, perseroan bisa menjadikan rekaman video otentik tersebut sebagai alat bukti kuat untuk mematahkan sangkalannya di hadapan hukum.
