Skip to main content

Perkembangan teknologi dan akses internet yang cepat memungkinkan kegiatan pengadaan atau procurement bisa diganti oleh e-procurement.

Sistem pengadaan ini banyak digunakan di instansi pemerintah, perusahaan BUMN, dan perusahaan swasta di Indonesia.

Dimana e-procurement atau yang dikenal sebagai procurement elektronik merupakan proses pengadaan barang dan jasa melalui internet atau teknologi informasi lainnya. Sistem e-procurement hadir untuk memfasilitasi dan mengatasi kelemahan procurement tradisional.

Dengan sistem baru e-procurement, banyak sekali keuntungan yang bisa didapatkan oleh bisnis salah satunya adalah pengelolaan biaya procurement menjadi lebih efisien.

Bahkan, adanya manfaat dari e-procurement terbaik akan sangat memudahkan bisnis untuk mencapai kesuksesannya.

Lantas, apa itu yang dimaksud dengan e-procurement? Bagaimana tahapan yang bisa dilakukan bisnis untuk melakukan kegiatan e-procurement? Apa saja tujuan dan manfaat lainnya bagi bisnis? Simak penjelasan selengkapnya dalam artikel berikut ini.

Apa Itu E-Procurement?

Seperti yang sudah sempat disebutkan sebelumnya, e-procurement merupakan sistem pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik.

Hal ini sejalan dengan pengertian e-procurement menurut Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah No 4 Tahun 2012, di mana e-procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Sementara menurut Willem (2013), e-procurement adalah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan jaringan elektronik (jaringan internet atau intranet) atau electronic data change (EDI).

Di Indonesia sendiri, e-procurement sudah dilaksanakan dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) sehingga semua tahapan dari proses pengadaan dapat terpantau dan dievaluasi melalui platform yang tersedia.

Perbedaan E-Procurement dengan Procurement Konvensional

Urutan proses dari e-procurement sendiri terdiri dari beberapa tahapan, mulai dari pemesanan, pemilihan vendor yang berkualitas, pembuatan syarat pembayaran, seleksi barang yang masuk, kontrak yang disepakati, dan diakhiri dengan pembelian barang tersebut.

Dengan sistem yang masih konvensional, perusahaan akan merasakan kesulitan melakukan berbagai hal terkait proses pengadaan tersebut karena semua masih manual. Dan perusahaan juga akan melakukan berbagai hal yang tidak efisien seperti rapat yang harus dilakukan secara tatap muka, pengumuman pemenang vendor lewat surat kabar atau papan pengumuman, dan lainnya.

Karena praktik jual beli yang terlihat sederhana namun ternyata cukup rumit, terciptalah sistem e-procurement. Tujuannya adalah untuk mengeluarkan biaya sekecil mungkin dan mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya.

Salah satu perbedaan antara e-procurement dengan procurement konvensional terdapat pada efisiensi di setiap proses dan tahapan pengadaan barang dan jasa. E-procurement menjadi lebih mudah dikarenakan dapat melalui media elektronik dan evaluasi serta penawaran e-procurement dapat dilakukan secara otomatis daripada procurement konvensional.

Untuk lebih jelasnya mengenai perbedaan procurement dan e-procurement, simak tabel berikut ini:

Procurement E-Procurement
Pencarian Vendor Dilakukan secara manual Kontrak dan deskripsi vendor sudah tersedia di website atau aplikasi
Pendaftaran Vendor Dilakukan secara manual. Panitia penyelenggara harus menyiapkan proses pendaftaran, waktu dan tempatnya, serta formulir atau surat terkait syarat pengadaan Pendaftaran secara online. Panitia penyelenggara cukup memantau dan mengecek jumlah vendor yang mendaftar. Vendor hanya perlu login untuk berpartisipasi
Rapat Pengadaan Dilakukan secara tatap muka Dilakukan secara online
Dokumen Pengadaan Dokumen dalam bentuk hard copy dan harus dilengkapi serta diserahkan dalam banyak map Semua dokumen bentuk digital (PDF/JPEG). Lebih rapi dan ramah lingkungan
Pemesanan Produk Dilakukan di hari dan jam kerja. Pembeli dan vendor harus mengadakan rapat untuk menjelaskan kebutuhan produk Pemesanan bisa dilakukan kapan saja secara online
Administrasi Proses administrasi dan persetujuan kompleks karena butuh tanda tangan, bentuk hard copy, dan kirim antar dokumen Proses persetujuan secara online sehingga bisa dilakukan kapan saja. Atasan juga bisa memantau produk yang dipesan melalui dashboard
Pembayaran Biasanya dilakukan di awal pemesanan Pembayaran bisa di awal, berkala (cicil), atau diakhir setelah produk diterima
Pengiriman Pengiriman tidak bisa dipantau Pengiriman bisa dipantau karena bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi

 

Tujuan E-Procurement

Pada dasarnya, penggunaan teknologi dalam proses e-procurement berfungsi untuk memudahkan kegiatan pengadaan barang dan jasa itu sendiri.

Namun, secara spesifik terdapat beberapa tujuan lain dari sistem pengadaan secara elektronik, antara lain:

Akuntabilitas

Pengadaan barang dan jasa sangat identik dengan tindakan yang harus dilakukan dengan bukti/tanda. Dengan sistem e-procurement, dapat menjadikan pengelolaan atau hal lainnya yang akuntabel dan transparan.

Bahkan, dengan e-procurement setiap tahapan dimulai dari proses awal pengadaan hingga pelaksanaan kontrak dapat dilakukan dan dilaporkan secara transparan.

Mempermudah Audit dan Monitoring

Setiap kegiatan pengadaan barang dan jasa tentu harus dilakukan pengawasan dalam pelaksanaannya. Dengan adanya e-procurement, menjadi cara mudah dalam proses monitoring dan audit karena adanya ketersediaan dan keaslian data dari setiap kegiatan yang dilakukan.

Efisiensi Pengadaan

Efisiensi menjadi pertimbangan utama dalam pemanfaatan procurement elektronik. Dengan e-procurement, pengeluaran operasional untuk pengadaan akan semakin berkurang jika dibandingkan dengan pengadaan yang dilakukan secara konvensional.

Ketersediaan Data

Pengadaan barang dan jasa dari suatu kegiatan bisnis harus disertai dengan dokumen dan data yang lengkap. Dengan adanya e-procurement, bisnis akan mendapatkan informasi secara akurat dan terkini terkait proses pengadaan barang dan jasa.

Bagaimana Tahapan Pelaksanaan E-Procurement?

Tahapan e-procurement terdiri dari beberapa proses, yaitu:

Identifikasi Barang atau Jasa

Dalam melakukan proses procurement, tahapan identifikasi adalah tahapan yang umum dilakukan. Proses ini dilakukan dengan menentukan barang dan jasa apa saja yang diperlukan bisnis dalam kegiatannya.

Dengan adanya e-procurement, proses identifikasi dapat dilakukan dengan lebih terintegrasi dalam kumpulan data yang terdiri dari keterangan-keterangan tertentu, misalnya jumlah barang hingga biaya atau budget yang dibutuhkan.

Verifikasi dan Pengesahan

Tahapan kedua adalah tahapan verifikasi. Pada proses ini, perusahaan akan melakukan verifikasi terkait pengadaan barang, misalnya penyedia atau vendor barang, proses pengadaan/pengiriman, hingga harga yang ditawarkan.

Setelah melakukan verifikasi, perusahaan akan mengesahkan proses pengadaan tersebut. Dengan menggunakan e-procurement, proses pengesahan ini akan lebih efektif dan efisien karena tidak memakan waktu dan dapat dilakukan secara terintegrasi.

Pemesanan

Proses pemesanan adalah tahapan yang memerlukan banyak koordinasi. Dengan adanya e-procurement, pemesanan akan dapat dilakukan secara otomatis dan tak memakan banyak waktu. Selain itu, barang yang dipesan juga akan lebih jelas dan teratur apabila perusahaan menggunakan sistem e-procurement.

Pengecekan Produk

Setelah melakukan pemesanan, tahapan selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengecek pesanan produk. Hal ini penting dilakukan karena e-procurement berbasis data real time sehingga bisa mengecek apakah produk tersedia atau tidak.

Pembayaran

Sistem e-procurement juga bertujuan untuk mempermudah proses pembayaran. Misalnya, dengan adanya e-procurement, pembayaran barang dapat dilakukan dengan otomatis karena sudah terhubung dengan software yang bisa melakukan pendataan terhadap invoice pembelian/pengadaan suatu barang.

Apa Manfaat E-Procurement Bagi Bisnis?

Dengan e-procurement, proses pengadaan barang dan jasa dalam kegiatan bisnis semakin mudah. Bisnis akan mendapatkan banyak keuntungan.

Berikut ini beberapa manfaat yang dapat bisnis rasakan dengan implementasi e-procurement:

Menghindari KKN

Sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik memudahkan bisnis untuk membuat dan menganalisa laporan. Sistem ini dapat melakukan pencatatan pada setiap proses pengadaan. Prosedur dan proses pengadaan juga lebih transparan.

Selain itu, pengadaan secara elektronik juga bisa mengurangi pertemuan secara fisik yang beresiko menimbulkan Kolusi Korupsi dan Nepotisme (KKN), bak di antara vendor mapun antara vendor dan pembeli. Proses pengadaan dapat dipantau lebih jelas sehingga bisa meningkatkan kontrol terhadap berbagai penyimpangan.

Menghemat Waktu dan Biaya

Pengadaan barang dan jasa secara elektronik dapat menghemat biaya operasional bisnis. Biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan pembelian barang dan jasa seperti akomodasi, penyewaan ruang rapat, hingga perangko, materai, dan amplop bisa dihilangkan.

Selain itu, proses pengadaan elektronik ini dapat menghemat waktu dan tenaga karyawan. Semua barang dan jasa yang diperlukan terdapat di dalam dashboard dan bisa diakses secara online.

Histori transaksi juga tercatat dalam sistem sehingga memudahkan bisnis untuk mengajukan pengadaan kembali. Proses pembelian juga bisa dilakukan kapan saja selama ada koneksi internet.

Transaksi Lebih Cepat

Sistem e-procurement dapat menyederhanakan proses pengadaan barang dan jasa. Sebuah bisnis tidak perlu bertanya ke vendor mengenai spesifikasi barang. Semua informasi mengenai barang dan jasa yang dipesan bisa dilihat dalam dashboard. Proses komunikasi juga lebih mudah sehingga bisa lebih fokus ke bisnis yang lebih penting.

Proses transaksi lebih cepat dan mudah. Admin procurement cukup membuka dashboard lalu pilih barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu, produk yang dipesan akan diinformasikan kepada atasan untuk dilakukan approval secara online.

Jika sudah disetujui, produk akan segera diproses oleh vendor dan dikirim sesuai waktu dan tempat yang ditentukan.

Pentingnya Kontrak dalam Proses E-Procurement

Bagi pihak yang berpengalaman memasok segala kebutuhan bisnis, perusahaan swasta, hingga lembaga pemerintahan tentu tidak asing lagi dengan istilah e-procurement ini. Mulai dari penyediaan alat tulis, perbaikan gedung, kendaraan, jasa konsultasi, hingga proyek-proyek bernilai besar termasuk dalam e-procurement.

Besarnya nilai anggaran belanja e-procurement dan pentingnya dalam aktivitas bisnis, membuat kegiatan ini perlu mendapat perhatian khusus agar tidak terjadi sengketa atau penyelewengan/penyimpangan (korupsi) dalam penerapannya.

Sebab, Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) sendiri menyatakan hampir 80% kasus korupsi berasal dari sektor pengadaan barang dan jasa.

Kondisi tersebut memerlukan upaya pencegahan terjadinya penyimpangan dalam e-procurement, terutama dengan melalui adanya kontrak perjanjian.

Kontrak perjanjian sangat penting dalam e-procurement karena kontrak adalah alat yang digunakan untuk menetapkan persyaratan, hak, dan kewajiban antar pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Kontrak juga memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak jika terjadi perselisihan atau pelanggaran hak dan kewajiban.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa kontrak sangat penting dalam e-procurement:

Mengatur Hak dan Kewajiban

Kontrak perjanjian memastikan bahwa semua hak dan kewajiban dipahami dan dijalankan oleh pihak-pihak yang terlibat. Dengan adanya kontrak perjanjian, juga dapat membantu menghindari kebingungan atau kesalahpahaman selama proses pengadaan barang dan jasa.

Memberikan Perlindungan Hukum

Kontrak perjanjian memberikan vendor dan bisnis perlindungan hukum ketika terjadi perselisihan atau pelanggaran kontrak. Jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajibannya dalam kontrak, maka pihak yang dirugikan dapat mengambil tindakan hukum untuk menyelesaikan perselisihan.

Mengurangi Risiko

Kontak perjanjian membantu mengurangi risiko dalam proses pengadaan barang dan jasa. Kontrak dapat mencakup ketentuan tentang jaminan kualitas, waktu pengiriman, dan harga. Hal ini membantu mencegah kesalahan atau penipuan selama proses e-procurement.

Menjaga Hubungan Bisnis yang Baik

Kontrak perjanjian dapat membantu mempertahankan hubungan bisnis yang baik antara vendor dengan perusahaan. Hal ini dapat membantu dalam membangun kepercayaan dan kemitraan yang langgeng dalam bisnis.

Kontak KH & Bhinneka

Untuk mempermudah kelancaran bisnis, termasuk melakukan pengadaan barang dan jasa secara elektronik, Sobat KH bisa hubungi Kontrak Hukum & Bhinneka.

Bhinneka menyediakan layanan e-procurement yang dibuat oleh e-commerce B2B terbaik di Indonesia untuk memudahkan pemilik bisnis dalam melakukan pengadaan barang dan jasa. Sistem pengadaan online Bhinneka bantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari biaya procurement di perusahaan-mu.

BACA JUGA: Ingin Mendirikan Perusahaan Manufaktur? Ketahui Dulu Ciri dan Prosesnya

Sementara itu,, Kontrak Hukum menyediakan layanan pembuatan kontrak perjanjian kerja sama terlengkap dan terjangkau yang dapat menjamin kelancaran dan keamanan e-procurement tersebut.

Adapun layanan pembuatan kontrak perjanjian di Kontrak Hukum hanya membutuhkan waktu 24 jam selesai dan 100% online tanpa tatap muka.

Yuk, mulai bisnismu secara praktis dan mudah bersama Kontrak Hukum x Bhinneka! Untuk informasi selengkapnya mengenai layanan yang sesuai dengan kebutuhan e-procurement bisnismu, Sobat KH bisa hubungi kami di Tanya KH.

Mariska

Resident legal marketer and blog writer, passionate about helping SME to grow and contribute to the greater economy.

Konsul Gratis