Skip to main content

Di tengah maraknya kebutuhan dokumen secara digital, peran tanda tangan elektronik atau e-signature menjadi semakin penting dan dibutuhkan.

Banyak pelaku bisnis, baik yang berbentuk badan usaha (perusahaan) hingga perorangan, yang menggunakan e-signature untuk proses keabsahan suatu dokumen perjanjian atau kesepakatan tertentu.

Lantas, apa yang dimaksud dengan e-signature? Apakah tanda tangan secara digital tersebut sah secara hukum? Simak penjelasan lebih lanjutnya disini.

Apa Itu E-Signature?

Mengutip kominfo.go.id, tanda tangan elektronik atau e-signature adalah bentuk tanda tangan digital yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya, yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

E-signature digunakan sebagai bukti keaslian identitas pengirim dokumen. Tanda tangan elektronik ini juga digunakan untuk memastikan isi dokumen yang dikirim tidak mengalami perubahan.

Penerima pesan atau dokumen yang dibubuhi e-signature dapat memeriksa apakah pesan atau dokumen tersebut benar-benar datang dari pengirim yang sesungguhnya, dan apakah pesan atau dokumen tersebut telah diubah setelah ditandatangani, baik secara sengaja atau tidak.

Pada dasarnya, keberadaan e-signature sama dengan tanda tangan yang ditulis menggunakan pena, namun terdigitalisasi, yang dapat digunakan untuk mengkonfirmasi konten dalam sebuah dokumen atau istilah dokumen tertentu.

Apa Manfaat E-Signature Bagi Bisnis atau Perusahaan?

Dalam operasional bisnis atau perusahaan, keberadaan e-signature membuat kerja lebih efisien, dari segi waktu, maupun biaya, serta meminimalisir penggunaan dokumen fisik.

Dengan e-signature, perusahaan bisa menandatangani dokumen dengan lebih cepat, tidak perlu mencetak dokumen, menandatanganinya secara fisik, dan mengirimkan dokumen melalui pos atau jasa pengiriman lainnya.

Berikut penjelasan selengkapnya seputar manfaat e-signature bagi bisnis atau perusahaan:

Menghemat Waktu dan Biaya

Dalam proses pemberian tanda tangan yang dilakukan secara digital, tentunya hal ini tidak memerlukan kehadiran pemilik tanda tangan tersebut secara tatap muka.

Semua dapat dilakukan dimana saja, sehingga transaksi antar perusahaan dapat berjalan lebih efisien.

Mudah Dilacak

Tanda tangan basah berpotensi dipalsukan oleh pihak yang tak bertanggung jawab. Sedangkan, e-signature dapat direkam dan disimpan oleh pemilik secara digital. Hal ini menjadikannya sulit untuk dipalsukan dan dimanipulasi dalam bentuk apapun.

Keberadaan e-signature juga dapat membantu meminimalisir risiko dokumen palsu dan memudahkan proses bisnis yang menguntungkan perusahaan karena dapat menghemat waktu dan biaya.

Keamanan dan Kerahasiaan

E-signature juga dapat meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen hukum perusahaan.

Dimana proses tanda tangan digital biasanya menggunakan teknologi enkripsi yang kuat untuk melindungi integritas dan kerahasiaan dokumen.

Identitas Terjamin

Keuntungan menggunakan e-signature adalah terjaminnya keamanan identitas diri. Dalam hal ini, kebijakan privasi diberikan untuk memastikan data pribadi pengguna dilindungi kerahasiaannya.

Keamanan informasi identitas diri juga lebih terjamin melalui penggunaan teknologi kriptografi asimetris yang dibuat secara unik untuk setiap individu, salah satunya dengan e-signature ini.

Dasar Hukum E-Signature

Nah, kini kamu sudah mengetahui apa itu e-signature dan manfaatnya bagi bisnis atau perusahaan. Sekarang mungkin kamu bertanya-tanya, bagaimana keabsahannya? Apakah e-signature sah secara hukum?

Penggunaan e-signature di Indonesia telah diatur dalam Undang-Undang No 1 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang o 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).

BACA JUGA: Inilah Pentingnya Legalisasi Notaris Bagi Keabsahan Dokumen!

Selain itu, juga turunannya, yaitu Peraturan Pemerintah No 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).

Jadi, negara telah memandang e-signature sebagai tanda persetujuan sebuah transaksi dan validasi dokumen yang sah di mata hukum.

Jenis dan Kualifikasi E-Signature

Seperti yang disebutkan, keberadaan e-signature sudah sah dan diakui secara hukum di Indonesia. Namun, perlu dicatat bahwa tidak semua e-signature memiliki kekuatan hukum. Terdapat syarat dan ketentuan berlaku.

Berdasarkan Pasal 60 ayat (2) PP PTSE, terdapat dua jenis e-signature, yakni:

  • E-signature tersertifikasi; dan
  • E-signature tidak tersertifikasi.

Lebih lanjut Pasal 60 ayat (3) PP PTSE menjelaskan bahwa e-signature yang tersertifikasi harus memiliki kualifikasi berikut:

  1. Memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum tanda tangan elektronik;
  2. Menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia; dan
  3. Dibuat dengan menggunakan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Adapun beberapa pihak Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia, antara lain PrivyID, Peruri, SolusiNET, dan sebagainya. Sedangkan, e-signature tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia.

Syarat Agar E-Signature Berkekuatan Hukum

Supaya e-signature memiliki kekuatan hukum, maka harus memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan.

Adapun persyaratan agar e-signature dapat memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah menurut Pasal 11 UU ITE adalah sebagai berikut:

  1. Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan;
  2. Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan;
  3. Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  4. Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
  5.  Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya; dan
  6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Sebagai tambahan, hanya tanda tangan elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia yang dapat memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum.

BACA JUGA: Hal Penting Yang Harus Diketahui Dari Waarmerking!

Dengan memenuhi berbagai persyaratan tersebut, maka dokumen yang ditandatangani secara elektronik tersebut memiliki kekuatan hukum yang kuat.

Kontak KH

Dalam era digital seperti saat ini, peran e-signature tidak dapat diabaikan. Keabsahan hukumnya, efisiensi profesional, dan keamanan dokumen membuatnya menjadi pilihan utama bagi banyak pebisnis dan perusahaan.

Nah, bagi Sobat KH yang juga ingin memastikan legalitas dokumen dan mendapatkan konsultasi terkait e-signature, jangan ragu untuk hubungi Kontrak Hukum.

Kami menyediakan layanan Digital Legal Assistant (DiLA) yang siap memberikan panduan dan bantuan dalam memahami persyaratan serta proses pembuatan e-signature yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Bersama DiLA, keamanan dan keberlanjutan bisnismu dalam menghadapi era digital akan lebih terjamin. Untuk info selanjutnya, silakan kunjungi laman Layanan KH – DiLA.

Jika masih ada pertanyaan seputar kebutuhan bisnis atau legalitas lainnya, kamu juga bisa konsultasi gratis di Tanya KH ataupun mengirimkan direct message (DM) ke Instagram @Kontrakhukum.

Mariska

Resident legal marketer and blog writer, passionate about helping SME to grow and contribute to the greater economy.