Dalam dunia bisnis di Surabaya yang serba cepat, Anda pasti sering mendengar ungkapan “ah, itu cuma formalitas”. Orang biasanya mengucapkan ini untuk meremehkan sebuah prosedur. Mereka menganggapnya sebagai aturan kaku yang tidak penting dan bisa dilewati. Misalnya, tanda tangan di atas materai, adanya saksi, atau bahkan keharusan membuat perjanjian secara tertulis.
Akan tetapi, di dalam dunia hukum, arti formalitas adalah kebalikannya. Formalitas bukanlah sekadar basa-basi atau sopan santun. Dalam konteks perjanjian dan kontrak, formalitas justru menjadi jantung dari kekuatan hukum dokumen Anda. Akibatnya, mengabaikan satu formalitas kecil dapat berarti perbedaan antara perjanjian yang kokoh dan selembar kertas yang tidak berharga di mata pengadilan.
Banyak pengusaha di Surabaya jatuh dalam perangkap ini. Mereka melakukan kesepakatan bisnis bernilai ratusan juta rupiah hanya berdasarkan kepercayaan, jabat tangan, atau obrolan WhatsApp. Tentu saja, semua baik-baik saja saat bisnis lancar. Namun, ketika sengketa terjadi, mereka baru sadar bahwa mereka tidak memiliki bukti hukum apa pun. Oleh karena itu, artikel ini akan mengupas tuntas apa arti formalitas dalam perjanjian hukum dan mengapa Anda tidak boleh mengabaikannya.
Apa Arti Formalitas dalam Konteks Hukum?
Berbeda dengan arti sosial, formalitas dalam hukum adalah syarat-syarat, prosedur, atau bentuk-bentuk tertentu. Undang-undang menetapkan syarat ini agar suatu tindakan hukum dianggap sah dan memiliki akibat hukum. Singkatnya, formalitas adalah cara hukum memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat benar-benar sadar, setuju, dan memahami apa yang mereka lakukan.
Formalitas adalah “bungkus” yang memberikan keabsahan pada “isi” perjanjian Anda. Tanpa bungkus yang benar, isi perjanjian Anda bisa dianggap tidak pernah ada. Hukum Indonesia, khususnya Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), memang mengenal asas konsensualisme. Asas ini berarti perjanjian lahir sejak ada kata sepakat (lisan pun sah). Meskipun demikian, masalah terbesar dari kesepakatan lisan adalah soal pembuktian. Di sinilah peran formalitas menjadi sangat penting.
Formalitas Paling Dasar Perjanjian Tertulis
Banyak pengusaha berdalih bahwa perjanjian lisan sah di mata hukum. Secara teori, ya. Namun, saat terjadi sengketa, bagaimana Anda membuktikan kesepakatan lisan itu di pengadilan? Pihak lawan Anda bisa dengan mudah berkata bahwa mereka tidak pernah menyetujui hal itu.
Oleh karena itu, formalitas paling dasar dan yang pertama adalah membuat perjanjian secara tertulis. Dokumen tertulis adalah bukti beku yang merekam semua hak dan kewajiban yang telah Anda sepakati. Dokumen ini tidak bisa berbohong atau lupa. Inilah alasan mengapa kontrak dan perjanjian tertulis adalah fondasi dari bisnis yang profesional.
Membedah Formalitas dalam Sebuah Perjanjian
Sebuah perjanjian tidak hanya harus tertulis. Ada beberapa lapisan formalitas lain yang menentukan seberapa kuat dokumen Anda. Memahaminya akan membantu Anda menyusun perjanjian yang anti-sengketa.
1. Tanda Tangan Para Pihak
Ini terdengar sepele, namun tanda tangan adalah bentuk formalitas persetujuan yang paling universal. Tanda tangan Anda di atas dokumen adalah pernyataan hukum bahwa Anda telah membaca, memahami, dan setuju untuk terikat pada setiap klausul di dalamnya. Tanpa tanda tangan, dokumen itu hanyalah draf yang belum Anda setujui.
2. Materai (Bea Meterai)
Inilah formalitas yang sering orang salah pahami. Banyak yang mengira jika tidak ada materai, maka perjanjian itu tidak sah. Ini keliru. Sebuah perjanjian tetap sah meskipun tidak ada materai, karena materai tidak menentukan keabsahan perjanjian (Pasal 1320 KUHPerdata mengatur syarat sahnya perjanjian).
Lalu apa fungsi materai? Fungsi formalitas materai adalah sebagai pemenuhan kewajiban bea dokumen (pajak atas dokumen). Anda memerlukannya agar dapat menjadikan dokumen tersebut sebagai alat bukti yang sah di muka pengadilan. Jika perjanjian Anda tidak bermaterai dan terjadi sengketa, hakim bisa mengesampingkan dokumen Anda sebagai bukti. Anda bisa memperbaikinya dengan melakukan pemeteraian kemudian (nazegelen) di kantor pos, namun tentu saja ini merepotkan dan memakan biaya denda.
3. Akta di Bawah Tangan vs Akta Otentik (Notaris)
Ini adalah tingkatan formalitas yang lebih tinggi.
- Akta di Bawah Tangan. Ini adalah perjanjian yang Anda buat dan tandatangani hanya oleh para pihak yang terlibat, tanpa kehadiran pejabat umum (notaris). Kekuatan pembuktiannya ada, namun jika salah satu pihak menyangkal tanda tangannya, pihak yang lain harus membuktikan keaslian tanda tangan itu.
- Akta Otentik (Notaris). Ini adalah perjanjian yang Anda buat di hadapan atau oleh seorang Notaris. Inilah puncak dari formalitas perjanjian. Akta otentik memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna. Hukum mengasumsikan bahwa semua yang tertulis di dalam Akta Notaris adalah benar sampai ada pihak yang bisa membuktikan sebaliknya.
Bahkan, beberapa tindakan hukum di Indonesia mewajibkan formalitas Akta Otentik. Misalnya, pendirian PT, perjanjian pisah harta, atau hibah. Menggunakan jasa notaris digital untuk hal-hal ini bukan pilihan, melainkan keharusan.
4. Saksi-Saksi
Kehadiran saksi adalah formalitas untuk memperkuat pembuktian. Saksi-saksi ikut menandatangani perjanjian untuk mengonfirmasi bahwa mereka melihat dan menyaksikan proses penandatanganan tersebut. Ini sangat membantu jika suatu hari nanti ada pihak yang menyangkal telah menandatangani perjanjian tersebut.
Formalitas yang Sering Terlupakan
Ada beberapa formalitas kecil namun krusial yang sering pengusaha di Surabaya abaikan. Salah satunya adalah kewenangan penandatangan. Anda menandatangani kontrak besar dengan sebuah PT. Orang yang mewakili PT tersebut adalah seorang Manajer Marketing.
Apakah Manajer Marketing itu berhak menandatangani kontrak atas nama PT? Belum tentu. Pihak yang berhak mewakili PT hanyalah Direktur yang namanya tercantum dalam Anggaran Dasar. Jika Manajer tersebut yang tanda tangan, ia harus memiliki Surat Kuasa khusus dari Direktur. Jika tidak, hukum bisa menganggap perjanjian Anda tidak sah. Mengecek anggaran dasar perusahaan lawan adalah sebuah formalitas *due diligence* yang penting.
Formalitas di Era Digital
Bagaimana dengan era digital? Apakah perjanjian via email atau yang Anda tandatangani secara elektronik (e-signature) memenuhi syarat formalitas? Ya, UU ITE di Indonesia telah mengakui kekuatan hukum dari dokumen elektronik dan tanda tangan elektronik, asalkan memenuhi syarat-syarat tertentu.
Tanda tangan elektronik yang tersertifikasi oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Ini adalah bentuk formalitas baru yang menggabungkan keamanan teknologi dengan keabsahan hukum. Akan tetapi, sekadar mengetik nama atau mengirim “ok” di WhatsApp memiliki kekuatan pembuktian yang jauh lebih lemah. Untuk itu, konsultasi hukum online dapat membantu Anda memahami cara membuat kontrak digital yang kuat.
Jangan Anggap Remeh Formalitas
Jadi, kembali ke pertanyaan awal, apa arti formalitas? Dalam hukum, formalitas artinya adalah pelindung Anda. Formalitas adalah serangkaian prosedur yang hukum rancang untuk melindungi Anda dari sengketa, penipuan, dan ketidakpastian.
Menjalankan bisnis di Surabaya dengan mengabaikan formalitas legal sama saja dengan berjudi. Anda mungkin menang dalam jangka pendek, tetapi Anda mempertaruhkan segalanya dalam jangka panjang. Memastikan setiap perjanjian Anda memenuhi formalitas hukum yang benar adalah investasi terbaik untuk keamanan bisnis Anda.
Urusan legalitas memang seringkali rumit. Daripada pusing memikirkan keabsahan akta, kekuatan materai, dan syarat formalitas lainnya, lebih baik fokus mengembangkan bisnis Anda dan serahkan urusan legalitas pada ahlinya bersama Kontrak Hukum! Bagi kamu yang kesulitan dengan permasalahan legalitas, konsultasikan saja pada kami. Hanya dengan 490ribu saja, kamu bisa diskusi dengan ahlinya!
Kamu bisa langsung kirim pesan ke Tanya KH atau direct message ke Instagram @kontrakhukum. Daftar juga bersama Komunitas Bisnis KH untuk berbagi pengalaman tentang bisnis. Gabung Program Affiliate Kontrak Hukum sekarang untuk hasilkan pendapatan tambahan!
