Nomor telepon perusahaan memiliki peranan yang penting bagi bisnis, baik untuk komunikasi antar karyawan, partner, hingga klien. Inilah yang membuat nomor telepon perusahaan dianggap sebagai bagian dari identitas bisnis dan perusahaan.
Ya, meskipun mayoritas masyarakat kini sudah menggunakan telepon seluler yang memungkinkan mereka untuk berkomunikasi melalui email dan media sosial, namun budaya menggunakan nomor telepon sebagai identitas perusahaan masih menjadi suatu hal yang penting di lingkungan bisnis.
Bagaimana Cara Menggunakan Nomor Telepon Perusahaan?
Biasanya, perusahaan percaya bahwa memiliki nomor telepon rumah sudah cukup. Namun, terkadang sambungan telepon rumah kurang efektif, terutama ketika menangani panggilan dari klien dan konsumen secara bersamaan.
Alternatifnya, perusahaan dapat menggunakan nomor telepon virtual perusahaan melalui aplikasi yang bisa tersambung sekaligus di laptop, telepon genggam, dan perangkat lainnya. Satu nomor dapat digunakan oleh karyawan yang berbeda secara bersamaan.
Pengaturan rute panggilan, nada dering, respon hari libur, dan jam kerja semuanya juga dapat dikelola pada aplikasi nomor telepon virtual perusahaan tersebut.
Beberapa fitur lainnya dari penggunaan nomor telepon perusahaan antara lain:
Sistem Telepon Otomatis
Sobat KH dapat menggunakan sistem telepon otomatis yang dapat menyesuaikan panggilan masuk dan panggilan keluar. Jika memiliki nomor telepon perusahaan internasional, Sobat KH juga dapat meningkatkan pemetaan jumlah panggilan ke nomor telepon domestik.
Dengan begitu, kamu pun tak akan melewatkan satupun panggilan yang mungkin berprospek bagi bisnismu.
Atur Zona Waktu
Beda negara pasti memiliki zona waktu yang berbeda. Dengan menggunakan nomor telepon khusus untuk perusahaan, Sobat KH juga dapat mengatur rute panggilan ke berbagai klien dan partner sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Sehingga, sistemnya seperti perusahaan-mu memiliki customer care yang standby 24 jam dalam seminggu.
Voice Mail
Ada kalanya panggilan bisnis tidak terjawab karena berbagai macam faktor. Dengan menggunakan nomor telepon khusus, Sobat KH dapat mengaktifkan voice mail yang kamu miliki, sehingga penelpon bisa meninggalkan pesan mereka.
Biaya Telepon Menggunakan Tarif Panggilan Domestik/Lokal
Salah satu tujuan menggunakan nomor telepon virtual perusahaan adalah mengurangi biaya panggilan internasional bagi penelpon. Nantinya, penelpon akan dikenakan tarif panggilan lokal sebab dianggap menelpon nomor domestik negara mereka sendiri.
Fasilitas Rekaman Telepon
Nomor telepon virtual perusahaan juga menyediakan fasilitas rekaman telepon. Dengan adanya rekaman, Sobat KH dapat memantau mutu panggilan, membangun proses panggilan yang lebih baik, dan mengetahui karakter klien atau partner yang berasal dari obyek pasar bisnismu.
Apa Pentingnya Menggunakan Nomor Telepon Perusahaan Bagi Bisnis?
Seperti yang sudah dijelaskan, meskipun saat ini komunikasi sudah lebih mudah dilakukan melalui telepon seluler dan media sosial, namun terdapat beberapa pertimbangan yang membuat perusahaan masih menggunakan nomor telepon khusus untuk perusahaan.
Selain agar tidak mengganggu produktivitas kerja, nomor telepon perusahaan juga digunakan agar tidak mengganggu komunikasi personal.
Beberapa keuntungan lainnya dari menggunakan nomor telepon perusahaan antara lain:
Perusahaan Terlihat Lebih Profesional
Di setiap perusahaan pasti memiliki budaya untuk membedakan nomor perusahaan dan nomor pribadi sebagai identitas karyawannya ataupun perusahaan. Hal ini sangat penting untuk tidak mencampur tangankan pekerjaan dengan ranah pribadi.
Selain memunculkan budaya profesionalisme bagi karyawan, partner perusahaan juga pastinya akan menganggap perusahaan-mu lebih terpercaya dan bonafit.
Jaminan Penanganan Telepon yang Masuk
Menjawab panggilan yang masuk ke perusahaan sangatlah penting, tetapi hal tersebut tentu tidak bisa selalu dapat dilakukan oleh karyawan mengingat keterbatasan jam kerja. Menambah karyawan yang bertugas sebagai resepsionis mungkin bisa menjadi solusi, akan tetapi cara ini hanya membutuhkan biaya dan juga waktu.
Lewat fitur yang tersedia di nomor telepon virtual perusahaan, perusahaan bisa menangani panggilan telepon dengan cepat. Kalaupun tidak terangkat, penelpon bisa meninggalkan voice mail. Perusahaan juga dapat memperoleh informasi penting dari pembicaraan yang terjadi melalui fitur rekaman.
Sistem Pendataan Penunjang Bisnis
Data merupakan hal yang sangat penting bagi perkembangan perusahaan. Dengan menggunakan nomor telepon virtual perusahaan, Sobat KH dapat mengumpulkan data mengenai pihak mana saja yang telah menghubungi perusahaan.
Data ini dapat Sobat KH gunakan untuk rencana kerja sama sehingga lebih terarah dan tersegmentasi. Jika perusahaan menggunakan nomor telepon rumah atau nomor pribadi, pengumpulan data seperti ini tentu akan memakan waktu lebih lama.
Sistem Call Forwarding
Call forwarding merupakan salah satu sistem yang sangat penting agar koneksi perusahaan dan pihak partner atau klien terjaga. Dimana jika diperlukan, saat ada pihak partner atau klien yang menghubungi perusahaan, dapat langsung diteruskan ke nomor pribadi karyawan.
Penanganan telepon juga dapat dilakukan dimana saja dan oleh siapa saja karena sudah terkoneksi di beberapa perangkat.
Itulah ulasan mengenai pentingnya nomor telepon perusahaan bagi bisnis. Jadi, apakah perusahaan Sobat KH sudah menggunakannya?
Nah, bagi Sobat KH juga ingin memiliki nomor telepon khusus untuk perusahaan namun masih bingung bagaimana caranya membuatnya, bisa konsultasikan terlebih dahulu bersama Kontrak Hukum.
Kontrak Hukum sudah dipercayai oleh puluhan partner perusahaan besar di Indonesia untuk memenuhi segala kebutuhan bisnis mereka. Untuk konsultasi terkait penggunaan nomor telepon perusahaan, Sobat KH bisa kunjungi laman https://kontrakhukum.com/semua-layanan/
Jika ada pertanyaan seputar kebutuhan bisnis dan legal lainnya, silahkan hubungi kami di link berikut Tanya KH serta melalui Direct Message (DM) ke Instagram @kontrakhukum.
