Setiap perusahaan pasti memiliki aturannya sendiri. Peraturan perusahaan ini dibuat dengan berbagai macam alasan, diantaranya tentu untuk mendisiplinkan karyawan dan membantu mencapai target bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, peraturan perusahaan tidak bisa dibuat dengan sembarangan. Ada beberapa cara dan langkah yang perlu dilakukan agar peraturan ini bisa mencapai target perusahaan dan sesuai dengan visi misi perusahaan.
Nah, agar Sobat KH bisa menyusun peraturan dengan tepat dan efektif, berikut ini telah kami rangkumkan beberapa cara membuat peraturan perusahaan.
Apa Itu Peraturan Perusahaan?
Menurut Undang-Undang No 13 tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan), peraturan perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan, yang didalamnya memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.
Peraturan perusahaan sangat penting bagi karyawan maupun perusahaan. Dengan adanya peraturan perusahaan, maka akan ada kejelasan antara kewajiban apa yang harus dilakukan oleh karyawan maupun perusahaan, serta hak apa yang seharusnya didapat oleh karyawan dan perusahaan.
Peraturan perusahaan yang berlaku dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan. Dengan begitu, jika karyawan melakukan pelanggaran, maka perusahaan memiliki alasan dasar yang kuat dalam memberikan sanksi kepada karyawan tersebut, pun sebaliknya.
Tidak hanya itu, peraturan perusahaan yang sesuai dengan UU Ketenagakerjaan diharapkan dapat menguntungkan karyawan dan perusahaan, sehingga dapat tercipta kedamaian serta lingkungan kerja yang kondusif.
Kapan Peraturan Perusahaan Perlu Dibuat?
Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan (Permenaker) 38/2014, peraturan perusahaan wajib dibuat setelah perusahaan memiliki jumlah karyawan setidaknya 10 orang dan mulai berlaku secara sah sejak disahkan oleh Menaker atau pejabat yang ditunjuk.
Namun hal ini tidak berlaku untuk perusahaan yang sudah membuat surat perjanjian kerja bersama. Peraturan dapat digunakan secara sah ketika sudah lebih dari 30 hari sejak diberikannya pengesahan.
Selain itu, pembuatan peraturan perusahaan dibuat sebagai pedoman kerja setiap pihak yang terlibat dalam perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis.
Apa Manfaat Peraturan Perusahaan?
Berikut beberapa Manfaat dari pembuatan peraturan perusahaan:
- Peraturan dibuat dengan maksud menyamaratakan kebijakan serta perlakuan terhadap semua karyawan , sehingga pihak perusahaan tidak pandang bulu.
- Sebagai pedoman baik untuk pihak perusahaan maupun pihak karyawan dalam kegiatan operasionalnya dalam lingkungan kerja.
- Pengontrolan terhadap perubahan yang terjadi dalam lingkungan kerja dapat lebih mudah.
- Memperkecil peluang karyawan dalam melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, karena semua sudah tertulis dalam peraturan yang berlaku.
Hal Penting yang Wajib Ada di Peraturan Perusahaan
Pembuatan peraturan perusahaan selain harus memperhatikan UU Ketenagakerjaan, juga harus memperhatikan kebutuhan perusahaan. Dalam pembuatan peraturan, peraturan harus mempertimbangkan konsekuensi yang kemungkinan akan terjadi jika terjadi pelanggaran oleh karyawan.
Meskipun begitu, perusahaan harus bertanggung jawab penuh terhadap peraturan yang dibuatnya. Berdasarkan Pasal 111 UU Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan yang dibuat sekurang-kurangnya harus terdiri dari poin-poin berikut:
Hak dan Kewajiban Pengusaha
Pada poin ini, perusahaan harus memberikan kebijakan yang bijak pada karyawan. Kebijakan tersebut mencakup kebijakan pemberian gaji, adanya reward dan punishment bagi karyawan, bagaimana perusahaan memposisikan karyawan sesuai dengan kemampuannya dan kebijakan lainnya.
Hak dan Kewajiban Karyawan
Peraturan dibuat sesuai dengan apa saja yang menjadi kewajiban karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan. Kemudian hak-hak yang harus didapat karyawan yang sudah mengerahkan kinerja serta usahanya dalam kemajuan perusahaan hal ini berupa hak untuk mendapatkan gaji sesuai dengan posisinya.
Syarat Kerja
Syarat kerja ini aturan mengenai apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan sesuai dengan bidangnya, kemudian standar yang harus dipenuhi dalam mencapai target yang telah ditetapkan perusahaan.
Tata Tertib Perusahaan
Hal ini mencakup tata tertib perusahaan berupa Standar Operasional Perusahaan (SOP) aturan dalam lingkungan perusahaan dan bagaimana hubungan antar karyawan. Tata tertib ini dibuat dengan maksud agar lingkungan kerja kondusif.
Jangka Waktu Berlakunya Peraturan
Berdasarkan peraturan pemerintah, bahwa tata tertib peraturan perusahaan berlaku selama dua tahun sejak pertama perusahaan di sah-kan oleh pejabat dalam bidang ketenagakerjaan setempat.
Jika masa berlaku peraturan perusahaan sudah mendekati batas akhir maka perusahaan harus mengajukan kembali peraturan yang dibuat dengan melibatkan serikat pekerja. Pastikan juga peraturan ini diketahui oleh Menaker.
Bagaimana Cara Membuat Peraturan Perusahaan?
Seperti yang dijelaskan, membuat peraturan perusahaan tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Ada beberapa hal yang harus Sobat KH perhatikan ketika membuat peraturan tersebut.
Di bawah ini adalah beberapa tata cara pembuatan peraturan perusahaan yang bisa Sobat KH lakukan:
Mempelajari UU Ketenagakerjaan yang Berlaku
Peraturan perusahaan tidak bisa asal dibuat, melainkan perlu disusun sesuai Undang-Undang, khususnya UU Ketenagakerjaan. Untuk mempelajari UU tersebut, perusahaan bisa membentuk tim khusus yang berisi orang-orang yang paham mengenai UU Ketenagakerjaan.
Nantinya, tim tersebut akan mempelajari seperti apa UU ketenagakerjaan yang berlaku, kemudian mengimplementasikannya ke dalam aturan perusahaan yang akan dibuat.
Melakukan Pengkajian terhadap Peraturan Perusahaan Sebelumnya
Jika sebelumnya perusahaan pernah membuat aturan, maka sebelum membuat aturan baru, Sobat KH perlu mengkaji ulang aturan yang sudah berlaku, sebab, bisa jadi di dalam aturan lama terdapat beberapa poin peraturan yang dapat diterapkan kembali di aturan yang baru.
Salah satu hal yang perlu dikaji dalam aturan yang sudah ada adalah efektivitas penerapan aturan tersebut. Kajilah sejauh mana aturan tersebut dijalankan di masa lalu, apakah efektif atau sebaliknya.
Pelajarilah faktor-faktor kenapa aturan tersebut bisa efektif atau tidak saat dijalankan. Hasil kajian tersebut itulah yang dapat menjadi bahan pertimbangan saat membuat peraturan baru nanti.
Memperkirakan Konsekuensi Peraturan
Setiap aturan pasti mengandung konsekuensi di dalamnya, termasuk peraturan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum membuat peraturan, cobalah perkirakan apa saja konsekuensinya jika aturan tersebut diterapkan, baik konsekuensi positif maupun negatif.
Jika konsekuensi yang muncul adalah positif, maka aturan tersebut bisa diimplementasikan. Sebaliknya, jika konsekuensi negatif diperkirakan banyak bermunculan, maka cobalah rombak kembali peraturan tersebut tidak menimbulkan konsekuensi negatif.
Mencantumkan Hak, Kewajiban, dan Masa Berlakunya Peraturan
Seperti yang dijelaskan, peraturan perusahaan harus berisi tentang hak dan kewajiban karyawan dan perusahaan, serta masa berlakunya peraturan itu sendiri.
Ketiga poin ini harus dipahami oleh kedua belah pihak untuk menghindari konflik dan kesalahpahaman, baik saat peraturan perusahaan dibuat atau saat peraturan tersebut dijalankan.
Memperhatikan Redaksional yang Digunakan
Ada sejumlah aspek redaksional yang perlu diperhatikan ketika menulis aturan seperti pemilihan kata/kalimat, serta bahasa. Pastikan kata/kalimat yang digunakan dalam aturan perusahaan dapat dipahami oleh perusahaan maupun karyawan.
Hindari juga bahasa ambigu atau terlalu banyak majas untuk menghindari makna ganda sekaligus salah tafsir dari tiap elemen perusahaan. Karen aturan tersebut bersifat baku, maka hindarilah penggunaan bahasa gaul atau nonformal, dan gunakan bahasa Indonesia baku sesuai kaidah bahasa yang berlaku.
Menyusun Draft Peraturan
Draf aturan perusahaan yang dibuat harus berisi poin penting mengenai aturan yang berlaku. Jika sudah selesai, cobalah berikan draft tersebut. Dimana, saran tersebut perlu disampaikan ke perusahaan maksimal 14 hari setelah draft tersebut diserahkan kepada perwakilan perusahaan.
Menyerahkan Draft ke Menaker untuk Disetujui
Jika saran tersebut telah diberikan perwakilan perusahaan, maka cobalah perbaiki draft tersebut sesuai saran karyawan. Dengan begitu, draft aturan bisa sesuai saran karyawan. Jika sudah diperbarui, serahkan draft tersebut ke Menteri Ketenagakerjaan untuk disetujui.
Jika sampai 14 hari perwakilan karyawan tidak memberi saran, maka perusahaan bisa menyerahkan draft peraturan tersebut ke Dinas Ketenagakerjaan dan serta keterangan yang menjelaskan bahwa pihak karyawan atau pekerja tidak kunjung memberi saran untuk draft tersebut.
Syarat Untuk Menyerahkan Draft Peraturan Perusahaan:
- Draft aturan perusahaan diserahkan rangkap 3 dan telah ditandatangani pimpinan perusahaan.
- Menyerahkan bukti bahwa penyusunan draft tersebut telah meminta saran kepada pihak karyawan atau serikat pekerja, terlepas dari merak memberi saran atau tidak.
- Menyertakan permohonan tertulis yang berisi keterangan seputar perusahaan.
Draft yang telah diserahkan dengan syarat tersebut akan dipelajari pihak Kementrian terkait. Jika draft disetujui, maka pihak Kementrian akan menerbitkan Surat Keputusan selambat-lambatnya 30 hari setelah draft dikirim.
Jika belum memenuhi kriteria, Kementerian akan mengembalikan draft tersebut seminggu setelah draft dikirim. Biasanya, draft yang ditolak akan berisi catatan mengenai bagian mana saja yang perlu direvisi.
Kontak KH
Demikian penjelasan mengenai aturan perusahaan dan tata cara membuatnya agar bisnis berjalan efektif.
Bagi Sobat KH yang masih kesulitan dan bingung dalam membuat peraturan perusahaan, bisa melakukan konsultasi dengan ahli profesional dari Kontrak Hukum kapan saja dan dimana saja secara gratis.
BACA JUGA: Perbedaaan Peraturan Perusahaan dengan Perjanjian Kerja Bersama
Selain itu, kami juga menyediakan layanan pembuatan peraturan perusahaan sehingga dapat membantumu untuk menyusun aturan yang sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan UU lain yang terkait dengan bisnis.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, buat peraturan perusahaan-mu dengan kunjungi laman Layanan KH – Peraturan Perusahaan. Jika ada pertanyaan lainnya, silakan hubungi kami di Tanya KH ataupun melalui direct message (DM) ke Instagram @kontrakhukum.
