Di era digital yang terus maju, setiap Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) sangat mungkin untuk berinteraksi dengan data klien yang sensitif. Baik itu data pribadi pelanggan untuk layanan kustomisasi, resep rahasia produk makanan, strategi pemasaran yang sedang berjalan, atau informasi keuangan dari startup yang sedang mencari investor.
Memiliki akses terhadap data ini adalah sebuah keuntungan namun juga ada tanggung jawab besar di dalamnya. Tanpa perlindungan yang memadai, kebocoran data bisa berakibat fatal, merusak reputasi, menghilangkan kepercayaan, hingga menyebabkan kerugian finansial.
Maka dari itu perjanjian kerahasiaan data klien menjadi sangat vital. Non Disclosure Agreement (NDA) adalah sebuah perjanjian yang mengikat para pihak untuk tidak membocorkan informasi rahasia apapun yang telah disepakati. Bagi UMKM, NDA merupakan perisai hukum yang melindungi aset informasi penting.
Kenapa UMKM Butuh NDA?
Bagi pemula yang baru menjalani bisnis mungkin ada pemikiran data apa yang perlu dirahasiakan? Jangan salah sangka. Setiap informasi yang memberikan keunggulan kompetitif yang bersifat pribadi bagi klien Anda adalah data yang perlu Anda lindungi. Berikut beberapa alasannya:
1. Melindungi Rahasia Bisnis
Resep, proses produksi unik, daftar supplier eksklusif, strategi marketing yang belum terbit, atau software yang masih dalam tahap proses pengembangan, semua ini adalah rahasia bisnis yang bisa menjadi peluang plagiarisme jika bocor. Maka dari itu, perlu perjanjian yang mengiikat agar semua pihak melindungi rahasia bisnis.
2. Menjaga Kepercayaan Klien
Ketika klien memberikan data pribadi atau informasi sensitif lainnya, mereka pasti berharap Anda akan menjaga kerahasiaan dokumen. NDA menunjukkan komitmen Anda terhadap privasi dan keamanan data klien, membangun kepercayaan yang krusial.
3. Mencegah Kebocoran oleh Pihak Ketiga
Anda mungkin akan mempekerjakan pihak ketiga freelancer, konsultan, tim IT eksternal atau berkolaborasi dengan mitra yang memiliki akses ke data. NDA memastikan mereka terikat secara hukum untuk menjaga kerahasiaan.
4. Perlindungan Bisnis
Apabila terjadi kebocoran informasi yang timbul dari pihak yang terikat dengan NDA, Anda memiliki dasar hukum untuk menuntut ganti rugi atau tindakan hukum lainnya. Tanpa adanya NDA, membuktikan pelanggaran dan menuntut ganti rugi akan jauh lebih sulit.
Kapan UMKM Memerlukan NDA?
Meskipun NDA penting, Anda tidak perlu menggunakannya untuk setiap hal. Pertimbangkan untuk menggunakan NDA dalam situasi berikut:
1. Merekrut Karyawan
Pertama, jika Anda ingin merekrut seorang karyawan khususnya yang memiliki akses ke informasi sensitif, pastikan ada perjanjian dan klausul yang mengikat di dalamnya.
2. Berkonsultasi dengan Pihak Eksternal
Saat Anda memerlukan bantuan pihak lain seperti akuntan, konsultan bisnis, atau tim IT yang memerlukan akses ke data perusahaan, maka pastikan ada perjanjian yang mengikat.
3. Menjalin Kerja Sama dengan Mitra
Ketika Anda menjalin kerja sama baik itu dengan kemitraan dan sejenisnya, pastikan ada kesepakatan sebelum proses deal tidak boleh ada pencurian. Baik dari segi ide bisnis, rencana keuangan, atau pemaparan lainnya.
Tiga poin di atas adalah pertimbangan untuk pelaku bisnis, baik yang skala UMKM maupun yang sudah menjalani bisnis cukup lama, bahwa perjanjian NDA bisa Anda gunakan dalam situasi yang krusial.
Cara Bikin NDA yang Legal dan Efektif
Membuat NDA tidak harus rumit, namun harus tepat. Berikut adalah elemen-elemen penting dan tips untuk memastikan perjanjian NDA klien Anda legal dan efektif:
1. Tentukan Para Pihak yang Terlibat
Langkah pertama yang harus Anda tentukan adalah menentukan para pihak yang terlibat. Pihak pengungkap informasi atau disclosing party adalah pemilik brand yang akan mengungkapkan informasi rahasia. Sementara, pihak penerima informasi atau receiving party merupakan pihak yang akan menerima informasi rahasia dan wajib menjaga kerahasiaannya.
2. Definisi Informasi Rahasia
Lebih lanjut, jelaskan secara spesifik dan sejelas mungkin apa saja yang Anda maksud sebagai informasi rahasia, contoh:
- Data pribadi klien
- Kode software, desain blueprint, prototipe produk.
3. Tujuan Pengungkapan Informasi
Jelaskan mengapa informasi ini rahasia. Seperti contoh “untuk evaluasi potensi kemitraan”, “untuk pelaksanaan tugas sebagai karyawan”, atau “untuk evaluasi keuangan”. Hal ini membantu membatasi penggunaan informasi hanya untuk tujuan yang telah disepakati.
4. Kewajiban Pihak Penerima Informasi
Secara eksplisit Anda harus menyebutkan kewajiban pihak penerima, di antaranya:
- Menjaga kerahasiaan informasi
- Tidak menggunakan informasi untuk tujuan lain yang telah disepakati
- Tidak menyalin, mereproduksi, atau membocorkan informasi kepada pihak lain tanpa izin tertulis
- Mengembalikan atau memusnahkan semua informasi rahasia setelah tujuan tercapai.
5. Jangka Waktu Kerahasiaan
Tentukan berapa lama kewajiban kerahasiaan ini berlaku. Bisa saja tidak terbatas selama informasi itu masih bersifat rahasia atau berjangka waktu tertentu misalnya 3-5 tahun setelah penandatanganan perjanjian atau setelah berakhirnya hubungan kerja bisnis.
6. Konsekuensi Pelanggaran
Terakhir, ini adalah bagian yang memberikan taring pada NDA. Uraikan apa yang akan terjadi jika ada salah satu pihak melanggar perjanjian. Anda bisa sesuaikan dengan para pihak, namun sebagai referensi yang bisa Anda masukkan adalah ganti rugi atas kerugian yang Anda alami akibat kebocoran
Kontak KH
Bagi UMKM tentunya melindungi data klien dan rahasia bisnis adalah investasi strategis keberlanjutan dan pertumbuhan usaha. Dengan perjanjian NDA bisa Anda gunakan sebagai alat hukum yang esensial untuk mencapai tujuan ini. Dengan menyusun NDA yang cermat dan komprehensif, Anda tidak hanya melindungi aset informasi dari risiko kebocoran, namun juga membangun fondasi kepercayaan yang kuat dengan semua pihak yang bekerja sama dengan Anda.
Dapatkan konsultasi gratis melalui Tanya KH di sini. Bagi sobat KH yang ingin berbagi pengalaman dari kalangan pebisnis klik Komunitas KH. Sementara untuk sobat KH yang ingin mendapatkan penghasilan tambahan bisa mengikuti Program Affiliate KH.
