Tender mungkin bukanlah istilah yang sering didengar oleh orang awam. Namun bagi para pelaku bisnis, istilah tender tentu cukup familiar.
Tender adalah aktivitas penting yang melibatkan perusahaan penyelenggara dengan beberapa perusahaan penawar (vendor) untuk mengajukan barang, memborong pekerjaan, serta mengajukan harga.
Proses tender bukanlah hal yang mudah karena perusahaan akan saling berlomba untuk memenangkan suatu proyek besar. Perusahaan yang ingin memenangkan proses tender tentu perlu value serta strategi yang baik agar dapat memenangkan tender.
Lantas sebenarnya, apa yang dimaksud dengan tender? Apa tujuan dan fungsinya bagi suatu bisnis atau perusahaan? Daripada penasaran, yuk, simak penjelasan selengkapnya berikut!
Apa Itu Tender?
Jika mengacu pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tender adalah suatu nilai tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang.
Jadi, proses tender melibatkan dua pihak, yaitu pihak perusahaan penyelenggara serta pihak perusahaan yang memberikan penawaran atau dikenal dengan sebutan vendor.
Di Indonesia, cara penentuan vendor melalui proses tender adalah hal yang lazim dilakukan baik oleh perusahaan swasta maupun perusahaan pemerintah seperti BUMN atau lembaga pemerintah, misalnya kementerian.
Perbedaan Tender dan Lelang
Tak sedikit orang yang keliru dan menganggap bahwa tender sama dengan lelang. Kedua proses tersebut memang melibatkan pihak penawar atau vendor dan pihak penyelenggara, tetapi tender dan lelang sebetulnya berbeda dari sisi skala dan ruang lingkupnya.
Umumnya, tender adalah bentuk kerja sama bisnis sehingga pihak yang terlibat dalam proses ini biasanya perusahaan yang sama-sama memiliki kepentingan dalam suatu proyek bisnis.
Sementara itu, lelang bersifat lebih umum, yaitu proses menjual barang kepada pihak yang menawarkan harga tertinggi dan disetujui oleh pihak pemandu lelang.
Apa Tujuan Tender?
Bagi penyelenggara, tender bertujuan untuk menemukan harga yang paling cocok dan bagus dalam pengerjaan proyek. Sehubungan dengan hal ini, tender juga merupakan kegiatan bisnis yang secara resmi diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) No 12 Tahun 2021.
Dalam Perpres tersebut disebutkan bahwa tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang atau pekerja konstruksi atau jasa lainnya.
Adapun bila mengacu pada Perpres No 12 Tahun 2021, tujuan tender antara lain sebagai berikut:
- Menghasilkan barang atau jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia;
- Meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;
- Meningkatkan peran pelaku usaha nasional;
- Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang atau jasa hasil penelitian;
- Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif;
- Mewujudkan pemerataan ekonomi dan memberikan perluasan kesempatan berusaha;
- Meningkatkan pengadaan berkelanjutan.
Lalu, Apa Fungsi Tender Bagi Bisnis?
Memenangkan kegiatan tender bukan saja hanya menguntungkan perusahaan, melainkan juga suatu pencapaian yang luar biasa. Pasalnya program ini hanya diadakan dan diperuntukkan bagi proyek-proyek besar.
Sehingga secara tidak langsung, memenangkan sebuah tender adalah kesempatan untuk menaikkan value atau reputasi perusahaan.
Lebih dari itu, kegiatan bisnis yang satu ini juga memiliki berbagai fungsi lainnya yang bisa mendatangkan keuntungan bagi pihak yang terlibat, antara lain:
- Memberi kesempatan bagi perusahaan atau pihak penyelenggara untuk mendapatkan penawaran terbaik atas barang atau jasa yang mereka butuhkan secara efektif;
- Meminimalisir adanya risiko bisnis, misalnya terjadi penipuan di tengah kerja sama sebab proses tender bersifat transparan dan terbuka;
- Penyelenggara bisa memperoleh penawaran terbaik dengan harga yang kompetitif;
- Potensi peningkatan omzet baik bagi vendor ataupun penyelenggara;
- Menjadi rekam jejak atau track record positif untuk vendor yang terpilih;
- Sebagai potensi revenue bisnis di masa depan sebab pihak penyelenggara cenderung akan bekerja sama dengan vendor yang kompeten dalam jangka waktu panjang;
- Menambah relasi atau network di tengah pasar yang kompetitif.
Persyaratan yang Perlu Dipenuhi Untuk Mengikuti Tender
Kini, Sobat KH telah mengetahui apa yang dimaksud dengan tender termasuk tujuan dan fungsinya bagi bisnis.
Nah, apakah perusahaan-mu juga tertarik untuk menjadi vendor bagi perusahaan lain dan ingin mengikuti tender proyek? Jika iya, pastikan dulu Sobat KH sudah mengetahui persyaratan yang perlu dipenuhi oleh vendor atau pihak pemberi penawaran.
Pasalnya, tender seringkali dilakukan untuk proyek besar sehingga tak sembarang orang atau perusahaan bisa mengikuti dan memenangkan kegiatan tersebut.
Lalu, apa saja ya, persyaratan yang harus dipenuhi oleh vendor tersebut? Berikut uraiannya:
Legalitas Perusahaan
Salah satu syarat penting untuk bisa mengikuti tender adalah berkaitan dengan legalitas perusahaan. Jelas, semua entitas yang terlibat dalam proses ini harus resmi dan setidaknya didirikan secara hukum.
Pasalnya, pihak penyelenggara juga akan memeriksa akta perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), atau dokumen resmi lainnya untuk menentukan legalitasnya.
Kompatibilitas Proposal dan Kontrak
Sebelum mengajukan penawaran, idealnya vendor mempelajari terlebih dahulu kesepakatan yang diharapkan oleh pihak penyelenggara. Pihak vendor perlu meninjau ketentuan kesepakatan baik dari sisi etika maupun hukum.
Apabila sudah meninjau ketentuan kesepakatan dari penyelenggara, barulah pihak vendor mengajukan penawaran terbaik yang sesuai dengan ketentuan tersebut. Tentunya, pihak vendor juga tetap perlu memperhatikan kewajaran harga sebagai daya tarik bagi pihak penyelenggara.
Sanggup Memenuhi Penawaran
Persyaratan mengikuti tender berikutnya yaitu sanggup memenuhi penawaran. Memenangkan tender artinya vendor tersebut dapat dipercaya oleh penyelenggara. Seperti kontrak lainnya, harus ada kapasitas yang perlu dipenuhi pihak vendor.
Dalam hal ini, berarti vendor harus menyetujui untuk bertanggung jawab dan memenuhi komitmen atas penawarannya kepada penyelenggara.
Bagaimana Prosedur Untuk Mengikuti Tender?
Tahapan atau prosedur tender juga merupakan hal penting yang perlu Sobat KH ketahui untuk menjaga proses berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Ya, untuk mengikuti tender proyek, kamu harus mengikuti prosedur dan tahapan sebagai berikut:
Vendor Menerima Undangan Untuk Mengikuti Tender
Untuk mengikuti tender, para pemasok atau vendor harus diundang oleh penyelenggara. Biasanya undangan dikirimkan kepada vendor yang sudah terbiasa mengikuti tender. Namun dalam beberapa kasus, penyelenggara dapat mengizinkan perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya untuk berpartisipasi.
Perusahaan yang menerima undangan harus memenuhi persyaratan hukum seperti menyerahkan salinan akta notaris, NPWP, catatan pajak, dan rekening keuangan selama tiga tahun terakhir.
Penyelenggara Akan Memberikan Penjelasan Tentang Tender
Penyelenggara akan memberikan deskripsi terbuka tentang tender kepada semua pemasok dan vendor yang diundang, termasuk kriteria evaluasi dan persyaratan hukum dan teknis.
Pengajuan Proposal Teknis
Tahap selanjutnya yaitu pengajuan proposal teknis oleh penyelenggara. Biasanya, penyelenggara tidak dikenakan biaya untuk penawaran proyek-proyek kecil. Namun untuk proyek bernilai tinggi, biasanya ada biaya tender yang dicairkan setelah selesainya proses penawaran.
Presentasi Proposal
Untuk proposal yang memenuhi persyaratan penyelenggara, mereka akan menerima undangan untuk presentasi proposal dan akan diminta untuk menguraikan penawaran harga serta produk atau jasa yang disajikan di depan tim penyelenggara.
Pengumuman Hasil Presentasi
Pada titik ini, penyelenggara akan mengumumkan hasil presentasi tender, yang biasanya akan diberikan kepada masing-masing perusahaan. Vendor yang lolos ke babak berikutnya akan diundang berpartisipasi dalam lelang untuk menentukan harga.
Tahapan Auction
Pada tahap akhir, penyelenggara akan memilih pemenang tender berdasarkan harga dan barang dengan kualitas terbaik. Vendor yang berhasil akan diberikan kontrak untuk melaksanakan proyek tersebut.
Kontak KH
Itulah penjelasan selengkapnya mengenai tender, tujuan, fungsi, serta prosedur untuk mengikutinya. Jadi, apakah perusahaan-mu juga tertarik untuk menjadi salah satu vendor dalam tender proyek?
BACA JUGA: Meminjam Nama PT Lain Untuk Ikut Tender, Bolehkah?
Kalau begitu, pastikan segala persyaratan dari pihak penyelenggara sudah terpenuhi, ya, terutama terkait dengan legalitas perusahaan. Selain itu, Sobat KH juga perlu memastikan bisnis memiliki dokumentasi operasional sampai laporan keuangan yang baik.
Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan para pihak yang terlibat dalam proses tender, termasuk penyelenggara dan pesaing lainnya sehingga lebih unggul dan berpeluang untuk terpilih dalam tender.
Nah, untuk memudahkan dan memastikan bahwa legalitas perusahaan-mu terpenuhi, Sobat KH bisa hubungi Kontrak Hukum.
Sebagai platform legal yang terpercaya, kami dapat membantumu dalam proses pengurusan dokumen legalitas perusahaan yang diperlukan untuk dapat mengikuti tender, seperti akta pendirian, NPWP, SIUP, dan dokumen terkait lainnya.
Untuk informasi pemesanan, silakan kunjungi laman Layanan KH – Perizinan dan Perpajakan. Atau jika ada pertanyaan seputar tender dan kebutuhan bisnis lainnya, jangan ragu untuk konsultasikan dengan kami secara gratis di Tanya KH dan direct message (DM) ke Instagram @kontrakhukum.
